La surcharge d’informations est devenue plus importante au cours des dernières décennies depuis l’invention d’Internet.
Entre les textos, les tweets, les emails, et le flux incessant de fils d’actualité sur Facebook, les vidéos virales que nous ne pouvons pas nous empêcher de regarder, les nombreuses photos et vidéos que nous prenons et les multiples numéros de téléphone que nous collectons, nous sommes devenus submergés et surchargés par des informations, pour la plupart, inutiles et non pertinentes. Avec l’information disponible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 à portée de clic, nous créons et digérons dix fois plus d’informations qu’il y a seulement dix ans. Avec toute cette information, nous pouvons rapidement succomber à la surcharge d’informations et subir les effets néfastes sur notre santé et notre bien-être mental.
Malheureusement, nos esprits ne sont pas conçus pour gérer autant d’informations et peuvent rapidement être submergés en essayant de traiter toutes les informations auxquelles nous sommes exposés quotidiennement. La surcharge d’informations peut non seulement nuire à notre productivité, mais elle peut également nous laisser stressés, déprimés et fatigués. Nos esprits conscients sont conçus pour prêter attention à pas plus de quatre choses simultanément, selon Daniel J. Levitin, auteur de « The Organized Mind ». Si nous allons au-delà de cette limite, nous commençons à exercer un jugement moins bon, à perdre notre concentration et à perdre de vue des choses importantes.
Pour réduire les effets de la surcharge d’informations sur notre bien-être mental et notre santé, nous devons faire un effort conscient pour réduire le flot d’informations que nous consommons et vider nos esprits de toutes les informations inutiles que nous accumulons quotidiennement. Voici cinq secrets pour réapprendre à penser clairement, surmonter la procrastination et passer moins de temps à faire plus de choses afin de mieux gérer les informations auxquelles nous sommes exposés à l’avenir.
Secret #1 – Sortez les choses de votre tête
Plus nous essayons de remplir notre esprit d’informations, moins notre cerveau est capable de les traiter avec précision, ce qui finit par nuire à notre mémoire à court terme. Nos esprits ont été conçus avec un espace limité et une capacité de traitement limitée. Au cours des dix dernières années, nous avons créé plus d’informations que pendant toute l’histoire humaine précédente. La meilleure façon de gérer ce problème est de vider complètement votre esprit de tout le désordre en effectuant un « brain dump ».
Faire un « brain dump » signifie créer une liste exhaustive de tout ce qui vous passe par la tête, qu’il soit essentiel ou non. Prenez le temps d’écrire immédiatement toute pensée qui interrompt votre flux de travail. Le simple fait d’écrire ces pensées permet de les sortir de votre tête. Effectuer un « brain dump » vous permet de vider rapidement votre esprit des informations non pertinentes qui interfèrent avec votre capacité à vous concentrer sur la tâche en cours. Cela permet également à votre cerveau de relâcher ses circuits neuronaux pour que vous puissiez concentrer votre attention sur autre chose.
Une fois vos pensées sur papier, passez du temps à les prioriser en groupes distincts : ce que vous devez faire aujourd’hui, ce que vous pouvez déléguer, ce que vous pouvez faire cette semaine et ce que vous pouvez abandonner. Le gourou de la productivité, David Allen, appelle ces catégories : faites-le, déléguez-le, différé-le et abandonnez-le.
Si un élément de votre liste reste inachevé, c’est peut-être parce qu’il est mal défini et non actionnable. Examinez ces éléments de plus près et décomposez-les en sous-catégories pour créer des étapes actionnables.
Secret #2 – Arrêtez le multitâche
Le multitâche a longtemps été considéré comme un excellent moyen d’augmenter la productivité. Cependant, des études récentes montrent que le contraire se produit. Engager dans le multitâche diminue en fait votre productivité. Le multitâche vous coûte en vous obligeant à décider de répondre ou non à un SMS, comment répondre, comment classer un email, etc.
Toutes ces petites décisions utilisent la quantité limitée de glucose oxygéné que contient votre cerveau, carburant nécessaire à la concentration. Le fait de passer continuellement d’une tâche à l’autre utilise rapidement cette ressource, vous laissant épuisé, anxieux et désorienté. Se concentrer sur une tâche à la fois utilise moins de glucose oxygéné et réduit ainsi la consommation d’énergie par votre cerveau.
Le multitâche nous ralentit aussi d’autres manières. Contrairement à la croyance populaire, il ne fait pas gagner de temps. Passer d’une tâche à l’autre prend plus de temps que de se concentrer sur chaque tâche séparément et entraîne plus d’erreurs, ce qui peut entraîner une perte de productivité de 40 %.
La meilleure façon de vaincre la surcharge d’informations est d’arrêter le multitâche et de faire un effort conscient pour se concentrer sur une seule tâche à la fois.
Secret #3 – Limitez les distractions liées aux emails
Des études montrent que la simple possibilité de faire du multitâche est néfaste pour vos performances. Le professeur de psychologie Glenn Wilson a découvert que le fait d’avoir un message non lu dans votre boîte de réception pendant que vous essayez de terminer une tâche peut réduire votre QI effectif de 10 points. Recevoir des emails toutes les quelques minutes est terrible pour votre prise de décision et altère votre jugement.
Voici quelques étapes simples pour limiter les distractions liées aux emails et garder votre cerveau sur la bonne voie. Premièrement, organisez votre boîte de réception. Utilisez les fichiers et règles pour organiser automatiquement vos messages entrants. Appliquez des règles pour déplacer automatiquement les messages importants dans un dossier séparé.
Ensuite, désactivez les notifications pour ne pas être constamment interrompu par l’arrivée de nouveaux messages. Planifiez deux ou trois moments dans la journée pour vérifier et répondre aux emails.
Secret #4 – Avalez le crapaud en premier le matin
En 2001, l’auteur et conférencier Brian Tracy a introduit le concept « d’avaler le crapaud ». En termes de productivité, le crapaud est la tâche de votre liste que vous n’avez aucune motivation à accomplir.
Chaque jour, nous commençons avec une quantité limitée d’énergie. Chaque décision, qu’elle soit grande ou petite, utilise un peu de cette énergie. Lorsque nos réserves de glucose sont épuisées, notre niveau d’énergie diminue.
Prenez les décisions importantes au début de la journée, lorsque vos niveaux de glucose sont les plus élevés. Si vous abordez la tâche la plus significative et la plus importante de votre liste dès le matin, le reste de votre journée sera plus fluide.
Faire la tâche la plus désagréable en premier déclenche la production d’endorphines et de dopamine dans votre cerveau, deux substances chimiques responsables du plaisir et du bonheur, vous permettant de rester concentré et productif.
Secret #5 – Utilisez la règle des cinq minutes
Beaucoup de gens ont des problèmes de productivité car ils sont submergés par toutes les tâches à accomplir. Ils ont tendance à ignorer celles qu’ils trouvent trop difficiles.
Si vous avez tant à faire que vous ne savez pas par où commencer, vous n’êtes pas seul. Cela est dû à un manque de clarté dans la façon dont vous traitez les choses. Lorsque votre esprit est surchargé, il ne peut pas traiter rapidement les informations pour passer d’une tâche à l’autre.
La règle des cinq minutes peut aider. Chaque matin, listez vos tâches et attribuez-leur des blocs de temps de cinq minutes. Par exemple :
Appels téléphoniques… 5, 10, 26 Emails… 5, 26, 26 Présentation… 5, 26, 52 Pause… 5 Classement… 5, 10
Travaillez sur chaque tâche pendant cinq minutes, puis passez à la suivante. Lorsque vous avez terminé la dernière tâche, revenez au début et répétez avec l’incrément de temps suivant. La première période de cinq minutes est essentielle pour trouver l’élan nécessaire pour accomplir la période de 26 minutes où vous accomplirez la majorité de vos tâches.
Conclusion
Faire face à la surcharge d’information est inévitable dans notre monde actuel. Notre capacité à accéder à l’information 24h/24 et 7j/7 nous conduit à consommer plus d’informations que notre cerveau ne peut traiter. En appliquant ces cinq secrets, vous pouvez commencer à surmonter la surcharge d’information et vivre une vie plus saine et productive.